本規則は、一般社団法人日本遠隔医療学会（以下、本会）における個人情報および特定個人情報（以下、個人情報等）の適切な収集・利用・管理を実現し、以て本会の適正かつ円滑な運営を実現することを目的とする。

本規則でいう、個人情報・特定個人情報とは以下の各事項とする。

情報の形態は、電子データ、紙データを問わない。

本規則は、別途定める場合を除き、原則として本会のあらゆる活動に適用する。

本会は、以下の方法で個人情報等を収集する。

会員および役員並びに報酬・謝金等の支払い対象者は、本会に対し、所定の方法で特定個人情報を提出しなければならない。また、これら対象者は、特定個人情報に変更が生じた場合には、速やかに本会に通知するものとする。

個人番号の収集に当たっては、以下の方法により、番号確認および本人確認を行う。

番号および本人確認は、対面または書類の郵送による。上記書類は写しの提示で可とする。

上記本人確認書類が提示されない場合には、内閣府のガイドラインに従い、本人確認を実施する。

電子メール等による上記書類写しデータの伝送は、行ってはならない。

本会は、収集した個人情報等を以下の目的で使用する。

本会は、特定非営利活動法人日本遠隔医療協会を含む他の団体・組織に収集した個人情報等を提供してはならない。

本会は、関係法令および個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」（http://www.ppc.go.jp/legal/policy/）に従い、個人情報等の適正な取り扱いに努める。

本会は、収集した特定個人情報を安全に管理する。

特定個人情報は、鍵のかかる保管庫に保管するものとする。

監事は、年に１回特定個人情報の保管管理の状況を監査し、理事会に報告するものとする。

本会業務に携わる者は、業務に従事しなくなった後も含め、個人情報等に関し守秘義務を負う。

退会した会員および退任した役員の個人情報は、退会後５年間は保管し、その後安全な方法で廃棄する。

報酬・謝金等の支払い対象者の特定個人情報は、その必要がなくなったのち５年間は保管し、その後安全な方法で廃棄する。

本規則の改廃は、理事会の決議によるものとする。

本規則は、平成28年2月19日より施行する。